엑셀을 처음 독학하거나 업무에 활용하려는 분들! 오늘도 제 블로그를 찾아주셔서 감사합니다.
처음 엑셀을 켰을 때 다들 “VLOOKUP은 어떻게 쓰지?”, “화려한 자동화 함수는 어떻게 만들지?” 같은 고급 기능부터 검색해 보곤 합니다. 하지만 현업에서 수많은 초보자분들을 곁에서 지켜 본 제 경험에 비취보면 정작 업무 시간을 까먹고 당황하게 만드는 건 거창한 수식이 아니라’작성한 파일이 제대로 열리지 않거나, 보낸 문서의 서식이 엉망으로 깨지는 기초적인 사고’였습니다.
건물을 지을 때 기초 공사가 튼튼해야 저층부터 고층을 올릴 수 있듯이 엑셀 역시 안정적으로 데이터 입력하고 상대방의 환경에 맞춰 안전하게 저장하고 전송하는 기본기를 다지는 것이 훨씬 시급하거든요.
그래서 이번 글에서는 엑셀 초보자가 실무에서 등땀나며 당황할 일을 겪지 않기 위해 반드시 알아두어야 할 핵심 기초 기능 세 가지를 준비했어요!
- ① 구버전 사용자를 배려하는 ‘호환 문서 저장(.xls)’
- ② 문서의 무단 변형을 막고 원본 그대로 전달하는 ‘PDF 저장’
- ③ 실수를 줄이는 ‘기초 데이터 입력법’
이 3가지만 확실히 익혀두셔도 “파일이 안 열려요”, “프린트 출력이 깨져요” 같은 현상이 나타나서 식은땀 흘릴 일은 완전히 사라질 겁니다.
1. 엑셀 97-2003 호환 문서(.xls)로 저장해야 하는 이유와 방법
요즘 대부분의 PC에서는 .xlsx 확장자를 사용하는 최신 버전의 엑셀을 사용해요. 하지만 공공기관, 학교 행정실, 혹은 오래된 ERP 시스템을 사용하는 기업체와 거래할 때는 이야기가 달라져요. 여전히 엑셀 97~2003 시절의 .xls 포맷만을 인식하는 시스템이 제법 남아있기 때문이죠.
최신 엑셀에서 만든 파일(.xlsx)을 구버전 환경으로 그대로 보내면 파일 자체가 열리지 않거나 공들여 만든 표와 그래프 서식이 모조리 깨지는 현상이 발생합니다. 상대방에게 “업무 센스가 부족하다”는 인상을 주지 않으려면 구버전 사용자를 고려한 ‘호환 문서 저장’을 생활화해야 해.
1) 호환 문서로 저장하기
- 상단 메뉴바 좌측 상단에 위치한 [파일] 탭을 클릭합니다.
- ① 좌측 메뉴에서 [다른 이름으로 저장]을 선택합니다. 또는 단축키인 F12키를 눌러 [다른 이름으로 저장] 대화상자를 바로 불러올 수도 있어요.
- ② 파일을 저장할 위치를 선택합니다. 여기서는 바탕화면에 저장할게요.
- ③ 파일이름은 “호환문서저장하기”로 했어요. 원하시는 파일이름을 작성해 주세요.
- ④ 파일 이름을 입력하는 창 하단의 [파일 형식] 드롭다운 목록을 클릭합니다. 목록 중에서 ‘Excel 97-2003 통합 문서 (*.xls)’ 항목을 찾아 클릭하세요.
- ⑤ [저장] 버튼을 누르면 구버전 환경에서도 문제없이 열리는 호환 문서 작성이 완료됩니다.
2. 엑셀 문서를 PDF로 저장하기
엑셀로 작성한 문서를 다른 사람에게 공유할 때 가장 흔히 겪는 문제 중 하나는 ‘상대방의 컴퓨터 환경에 따라 문서 양식이 깨져 보이는 현상’인데요. 또 작성한 데이터의 수식이 외부로 노출되는 것을 막거나 누군가 내용을 무단으로 수정하는 것을 방지하고 싶을 때가 더러 있잖아요. 이럴 때 가장 효과적인 해결책이 바로 PDF 문서 변환이에요.
1) 엑셀을 PDF로 저장하는 방법
- ① 상단 메뉴바 좌측 상단에 위치한 [파일] 탭을 클릭하거나 키보드의 F12 버튼을 눌러 [다른 이름으로 저장] 대화상자를 바로 불러옵니다.
- ② 파일을 저장할 위치를 선택합니다. 여기서는 바탕화면에 저장해 볼게요.
- ③ 파일이름은 “엑셀공부”로 저장했어요. 여러분이 원하시는 파일이름을 작성해 주세요.
- ④ 파일 이름을 입력하는 창 하단의 [파일 형식] 드롭다운 목록을 클릭합니다. 목록 중에서 ‘PDF’ 항목을 찾아 클릭하세요.
- ⑤ [저장] 버튼을 누르면 PDF 파일 뷰어가 실행됩니다.
Tip) ‘저장’과 ‘다른 이름으로 저장’의 차이 ‘저장’은 문서를 처음으로 저장하거나 이미 저장된 문서에서 기존 파일에 변경사항을 덮어쓰기할 때 사용하는 것으로 단축키는 ‘Ctrl+S’를 동시에 누르면 되요. ‘다른 이름으로 저장’은 작업 중인 문서를 새로운 이름으로 새로운 위치에 새 형식으로 새 파일을 생성하여 저장할 때 사용합니다. 원래 문서는 그대로 남고, 다른 이름의 문서가 따로 저장되며 단축키는‘F12’ 또는 ‘Ctrl+Shift+S’ 에요.
‘저장’은 기존 이름과 위치를 유지하고, ‘다른 이름으로 저장’은 파일 이름과 위치를 변경 가능해요. 주로 ‘저장’은 작업 중간중간 내용이 날아가지 않게 보관할 때 사용하고, ‘다른 이름으로 저장’은 원본을 남겨두고 복사본을 만들거나 저장형식을 바꿔야 할 때 주로 사용한답니다.
3. 엑셀 데이터 입력하기
엑셀은 단순한 문서 작성 프로그램이 아니라 데이터를 처리하는 ‘스프레드시트’ 계산 도구예요. 엑셀은 입력된 데이터를 계산하고 규칙에 딸 값을 변환해서 보여줘요. 수식 입력줄에는 데이터 입력 방식과 표시 형식에 따라 셀에 입력한 데이터가 그대로 나타나나, 워크시트에는 다르게 표시되기도 하죠. 엑셀이 인식할 수 있는 규칙에 맞게 데이터를 입력하는 것이 추후 함수 작성이나 데이터 정렬 과정에서 오류를 줄이는 핵심입니다.
1) 엑셀 데이터의 종류
- 숫자 데이터: 셀에 입력하면 기본적으로 오른쪽으로 정렬됩니다. 날짜, 시간, 통화, 백분율, 분수, 소수 등이 포함되요. 단, 숫자에 작은따옴표 하나만 들어가도 문자로 인식되며 문자가 포함된 숫자는 계산할 수 없어요.
- 문자 데이터: 셀에 입력하면 기본적으로 왼쪽으로 정렬됩니다. 문자에는 한글, 한자, 영어, 특수문자, 기호 등이 속해요.
- 논리값: TRUE와 FALSE는 가운데 정렬됩니다.
- ※ 숫자에서 날짜 입력 방식으로 9/3을 입력하면 표시 형식이 사용자 지정으로 바뀌고 워크시트에는 ’09월 03일’로 표시되요.
2) 데이터 입력하기
- ① [D4] 셀을 클릭해서 ‘재무과’를 입력합니다. 방향키를 이용해서 키보드의 오른쪽 화살표를 눌러 셀 포인터를 [F4] 셀로 옮기고 ② 이름을 입력해봐요. ‘재무과’와 ‘이순신’칸은 미리 가운데 정렬을 해둬서 가운데로 보이는데요. 나중에 정렬하는 법도 알려드릴게요.
- ① [C8] 셀을 클릭해서 ‘볼펜’을 입력한 후 tab키를 눌러 [D8] 셀로 이동해요. 그런 다음 ② 3을 입력하고 tab키를 눌러봐요. ③ [E8] 셀에 2000을 입력하고 Ctrl+Enter 키를 같이 누르면 입력이 완료되요.
- ‘금액’ 란에는 제가 ‘수량X단가’로 수식을 걸어놔서 저렇게 자동계산되어 보여지는데, 수식 입력에 대한 내용도 추후에 말씀드릴게요.
- 만약 셀에 입력한 데이터를 삭제하려면 셀을 클릭하고 Backspace키를 누르거나 Delete를 누르면 됩니다. 셀에 입력된 글자 중에서 일부만 삭제하기 원한다면 셀을 더블클릭하고 해당 위치에 커서를 이동해서 Backspace키를 누르면 된답니다.
- 이전에 입력했던 데이터 중 일부를 다시 입력하면 자동완성 기능이 켜져요. 이 때 Enter 키를 누르게 되면 자동으로 입력될 것이고 다른 내용이라면 무시하고 입력하시면 되요.
TIP) 셀에 입력된 내용 수정 방법
(방법1) 셀 더블클릭해서 수정
(방법2) 셀 클릭한 후 F2 키 누르기
(방법3) 셀 클릭한 후 수식 입력줄에서 수정하기
4. 행과 열 구분
다음 시간부터는 제가 설명할 때 ‘행’이라는 말이나 ‘열’이라는 단어를 사용할 거에요. 엑셀을 진짜 처음 해보는 분들은 ‘행열’이 나오면 이게 무슨 소리인가 하고 갸우뚱하시거든요.
먼저 행열의 뜻부터 설명드릴게요.
‘행’은 워크시트 중에서 가로 방향으로 쭉 나열된 데이터의 집합을 말해요. 1, 2, 3, 4… 처럼 클릭해보면 나열된 숫자 행 주소가 ‘행 머리글’ 이고요.
‘열’은 세로방향으로 나열된 데이터의 집합을 의미하는 거에요. A, B, C, D… 를 클릭해보면 나열된 알파벳 열 주소가 ‘열 머리글’입니다.
이 행과 열이 만나는 어느 지점이 바로 제가 위에서 계속 언급한 ‘셀’이에요. 위 캡쳐화면에서 화면 중앙에 초록색으로 보이는 ‘J14’가 바로 단 하나의 칸을 표시하는 ‘셀’입니다.
그렇다면 쉽게 외우는 방법은 없을까요? 글자 모양으로 기억하는 방법이에요.
제가 중학교 때 정보선생님께 듣고 평생 써먹는 방법인데요! ‘행’이라는 글자를 써 보세요. ‘ㅎ’을 쓰려면 가로획 ‘ㅡ’ 한 번 쓰고 한 번 더 가로획 쓴 후에 ‘ㅇ’을 쓰잖아요. 아래 그림처럼요. 가로획을 먼저 쓰니까 ‘행’은 가로방향이라고 외우는 거죠.
그럼 ‘열’을 써 볼까요? ‘ㅇ’쓰고 다음에 모음을 뭘 쓰나요? ‘ㅕ’ 부분에 길쭉하게 세로획인 ‘ㅣ’를 쓰니까 ‘열’은 세로방향이라고 외우면 쉽죠.
사실 ‘열’은 좀 끼워 맞춰서 외운다는 느낌은 있는데요. ‘행’을 확식하게 가로방향이라고 외워두면 남은 건 세로방향이니까 쉽지 않겠어요? 직관적이고 유치하지만 가장 기억에 오래 남을 거라고 장담합니다.
5. 엑셀 기초를 다지며 추천 팁
오늘 다룬 세 가지 기능인 ‘호환 문서 저장’, ‘PDF 내보내기’, ‘데이터 입력’은 엑셀을 사용하는 내내 매일 반복하게 되는 핵심 기초 동작이에요.
기초적인 파일 관리 습관이 잘 갖춰져 있어야 나중에 공부할 서식 설정, 조건부 서식, VLOOKUP이나 IF 같은 함수를 학습할 때 발생하는 예외 상황에 당황하지 않고 대처할 수 있는 거거든요. 오늘 배운 저장 방식과 데이터 입력 팁을 직접 엑셀을 열어 한 번씩 실전처럼 실습해 보시길 권장드려요.
뭘 배우든지 중요한게 복습인거 아시죠? 저번시간에 배웠던 [엑셀 2019 기초] 엑셀을 처음 열어 본 초보자를 위한 화면 설명(클릭부터 단축키까지)도 잊지 않도록 한 번 더 보시면 좋을 것 같아요. 한 계단, 한 계단씩 밟고 올라가 결국에는 엑셀을 어느 정도 할 수 있다고 자신있게 말하는 날이 오길 빌게요!
아래 예제 파일을 첨부해 드릴테니 직접 따라해보면서 실전처럼 연습하는 걸 적극 추천드려요. 엑셀은 진짜 “백문이 불여일견” 이거든요. 글로만 읽을 때와 내가 직접 마우스를 클릭해보며 경로를 따라가 해보는 것은 천지차이니까요.